Modes d’emploi en ligne et imprimés chez Schmersal

Grâce à crossbase et à l'interface avec SAP, nous avons pu optimiser la gestion de nos données produits. L'alimentation des boutiques en ligne a été automatisée et la production des modes d’emploi en 17 langues est également mise en œuvre de manière automatisée avec crossbase.

Uwe Franke
Responsable médias et bases de données, K.A. Schmersal GmbH + Co. KG

14/03/2023 : K.A. Schmersal, dont le siège social se trouve à Wuppertal, a été fondée en 1945. L'entreprise est un fabricant de relais et de systèmes de sécurité pour la protection des hommes et des machines. De plus, Schmersal propose des solutions système pour l'automatisation et la sécurité des machines et des installations. Avec sa gamme de produits dans ce domaine, le groupe d'entreprises est l'un des plus grands fournisseurs au monde et est présent dans le monde entier grâce à ses sites.

 

Situation de départ et objectif

Les modes d'emploi Schmersal se composent de descriptions rédactionnelles et d'informations sur les produits. Parmi les descriptions rédactionnelles, on trouve par exemple des textes indicatifs et des images concernant le montage, le diagnostic, la mise en service et la maintenance, ainsi que la déclaration de conformité. Les informations sur les produits contiennent principalement des informations sur le code type et les caractéristiques techniques.
 
Les modes d’emploi ont été initialement créés manuellement dans Adobe InDesign. Il en va de même pour les variantes linguistiques correspondantes, qui comportaient jusqu'à 17 langues. Ils ont ensuite été importés dans crossbase et mis à disposition pour le téléchargement au format PDF.
 
L'effort requis par cette approche était énorme et mobilisait des ressources humaines pendant une longue période. Pour cette raison, les modes d'emploi devraient être directement issus à partir de crossbase dans toutes les langues. En plus de la sortie actuelle au format PDF, les informations devraient être mises à disposition au format HTML pour la boutique en ligne.
 
Schmersal utilisait déjà la solution PIM crossbase, les informations sur les produits étaient donc disponibles. Seules les descriptions devaient être saisies de manière structurée, car elles n'étaient jusqu'à présent contenues que dans les documents InDesign. Une fois saisis, tous les contenus peuvent être gérés et mis à jour directement dans crossbase.
 

L’approche

Toutes les informations produits sont gérées dans crossbase (PIM et DAM).
Le « Channel Output Management » contrôle les catalogues spécifiques aux pays dans la boutique en ligne (Intellishop).
Les contenus sont mis à disposition via l'API REST du site web, aucune autre interface n'est nécessaire.
Dans le cas des modes d’emploi Schmersal, les informations suivantes sont transmises pour toutes les langues et tous les pays concernés :
 

• Articles en fonction des pays (au moyen de la gestion de gammes)
• Arborescence et filtres pour la sélection des produits
• Caractéristiques, données, documents et illustrations du produit
• Données CAO
• Relations entre les produits (par ex. composants du système)

En outre, les types de pages sont contrôlés à l'aide de la structure marketing (par ex. catégorie de produits, filtre de groupe de produits, liste de produits).
La structure de rédaction sert à la saisie structurée des contenus rédactionnels dans crossbase. Cela permet de structurer les contenus en ce que l'on appelle des « blocs de contenu ». Ces blocs sont par exemple des combinaisons de descriptions textuelles, d’illustrations et de tableaux. Tous les contenus peuvent être traduits et versionnés. Comme de nombreux contenus sont souvent réutilisés, les éléments de texte peuvent être stockés dans une bibliothèque et reliés entre eux.
Pour la sortie dans Adobe InDesign, on utilise le moteur d'impression crossbase intégré. Un modèle de mise en page à deux colonnes a été créé visuellement avec l'éditeur crossbase et peut être adapté à tout moment. Les modifications apportées au contenu, côté produit ou éditorial, sont indiquées visuellement. Un système de feux tricolores soutient ce processus.
Pour la sortie dans la boutique en ligne, le serveur API est utilisé. La mise en page est responsive et s'affiche donc de manière optimale sur tous les types d’écran.
 

Le résultat

Grâce à la structure modulaire de crossbase, la solution PIM déjà en place chez Schmersal a pu être complétée par d'autres modules. Ainsi, deux avantages essentiels sont désormais exploités : la création automatisée des modes d’emploi permettra à l'avenir de gagner beaucoup de temps, car elle se fera « en un clic ». Les ressources en personnel ainsi libérées peuvent être utilisées à d'autres fins.
 
La mise à disposition des informations sur les produits gérées dans la base de données crossbase garantit à tout moment sur les canaux en ligne des données actuelles, optimisées et sans erreur, car elles sont comparées en permanence et actualisées si nécessaire.