PIM verstehen, auswählen und einführen

Ein PIM-System dient als zentrale Plattform zur Verwaltung, Anreicherung und Distribution von Produktdaten über alle Vertriebskanäle hinweg. Es ermöglicht die zentrale Speicherung von Informationen wie technischen Spezifikationen, Preisen, Bildern, Marketingtexten und Übersetzungen und sorgt dafür, dass diese schnell und in konsistenter Qualität zur Verfügung stehen. Im Kern geht es bei einem PIM-System darum, den gesamten Lebenszyklus der Produktinformationen zu verwalten – von der Eingabe über die Pflege bis hin zur Veröffentlichung und Verteilung.

Es gibt eine Reihe von Merkmalen und Funktionen, über die alle PIM-Systeme verfügen:

• • Zentrale Datenspeicherung
  • Umfassendes Datenmanagement
  • Kategorisierung und Klassifizierung
  • Multichannel-Publishing
  • Workflow-Management
  • Integration in die Systemlandschaft
  • Analyse und Reporting

Ein PIM-System wird von Unternehmen benötigt, die große Mengen an Produktdaten effizient und strukturiert verwalten müssen. Es ist besonders für Organisationen wichtig, die ihre Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle (z. B. Online-Shops, Marktplätze, Kataloge, Filialen) hinweg synchron halten müssen und für die eine genaue und konsistente Produktdarstellung entscheidend ist.

Ein PIM-System entfaltet sein ganzes Potenzial, wenn folgende Kriterien relevant sind:

Umfang und Komplexität der Produktdaten

• Große Produktvielfalt und Varianten
• Vielfältige Produktattribute und Metadaten
• Verknüpfung von Produktdaten mit Medien

Multichannel-Vertrieb und Ausspielung

• Mehrere Vertriebskanäle
• Kanalspezifische Datenanpassungen

Datenqualität und Konsistenz

• Probleme mit Dateninkonsistenzen
• Fehlende oder unvollständige Daten
• Fehlende Transparenz und Historie

Mehrsprachigkeit und Internationalisierung

• Pflege mehrerer Sprachen und Regionen
• Integration mit Übersetzungssystemen (TMS)

Integration mit anderen Systemen

• Anbindung an ERP-, MAM/DAM-, Shopsysteme
• Automatisierte Datenimporte und -exporte

Effizienzsteigerung durch Automatisierung

• Hoher manueller Pflegeaufwand
• Workflow- und Freigabesteuerung
• Publishing-Funktionen
• KI-gestützte Funktionen

Wachstum und Skalierbarkeit

• Wachsendes Produktportfolio
• Nutzer und Abteilungen

Verbesserung der Time-to-Market

• Verzögerungen bei Produkteinführungen
• Schnelle Anpassung an Marktanforderungen

Compliance und rechtliche Anforderungen

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Unzufriedenheit mit bestehenden Lösungen

• Excel-Tabellen oder Insellösungen
• Fehlende Transparenz und Kontrolle

Ein PIM-System ist be­sonders nützlich für Unternehmen mit zahlreichen erklärungsbe­dürftigen Produkten und umfangreichen Produktkatalogen, sowie für Unternehmen, die ihre Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle hinweg konsistent und effizient verwalten müssen.

Ein PIM-System ist jedoch nicht nur ein technisches Hilfsmittel, son­dern vor allem auch ein strategisches Instrument zur Optimierung der Produktdatenverwaltung.

Vorteile

• Zentrale Datenverwaltung
• Konsistenz über alle Vertriebskanäle
• Schnellere Markteinführung
• Verbesserte Datenqualität
• Effiziente Zusammenarbeit
• Personalisierung und Lokalisierung
• Reduzierung von Redundanzen
• Bessere Kundenkommunikation

Die Einführung eines PIM-Sys­tems kann zu erheblichen indirekten und direkten Kosteneinsparun­gen führen.

Diese können vor allem in folgenden Bereichen erzielt werden:

• Fehlerreduktion
• Weniger Nacharbeit

• Automatisierung von Prozessen
• Schnellere Markteinführung

• Optimierte Arbeitsabläufe
• Reduktion von Doppelarbeit

• Einheitliche Datenverteilung
• Skalierbarkeit

• Qualitätskontrolle
• Bessere Entscheidungen

• Vereinfachte IT-Landschaft
• Geringerer Wartungsaufwand

Die Einführung eines PIM-Systems erfordert sorgfältige Planung und Vorbereitung. 

Die Vorstellung, dass ein PIM-System automatisch zu reibungsloser Multichannel- oder Omnichannel-Kommunikation sowie effizientem Datenmanagement führt, ist ein Irrtum. Zwar stellt ein PIM-System die technische Grundlage für die zentrale Verwaltung und Verteilung von Produktinformationen bereit, doch ohne optimierte Prozesse und klar definierte Verantwortlichkeiten kann selbst die beste Software ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen.

Die Implementierung eines PIM-Systems erfordert gründliche Planung und Vorbereitung. Dabei wird häufig übersehen, dass interne Abläufe überprüft und gegebenenfalls optimiert werden müssen.
Bevor ein PIM-System implementiert wird, sollten Unternehmen eine umfassende Analyse der aktuellen Prozesse durchführen, um Schwachstellen zu identifizieren und die technologischen Möglichkeiten optimal zu nutzen.

Ein weiterer Schlüsselfaktor für den Erfolg eines PIM-Systems ist die Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten. Es reicht nicht aus, eine neue Softwarelösung einzuführen und zu erwarten, dass sich die Datenqualität von allein verbessert. Wer ist für die Dateneingabe zuständig? Wer prüft die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten? Diese Fragen müssen geklärt werden, um eine effiziente Nutzung des PIM-Systems sicherzustellen.

Entscheidende Auswahlkriterien

Bei der Auswahl eines entsprechenden Systems sollten mehrere Kriterien berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das System den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Bei der Auswahl eines PIM-Systems empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

1. Datenmodell und Datenpflege

2. Übersetzung und Mehrsprachigkeit

3. Media Asset Management (MAM)

4. Import/Export und Schnittstellen

5. Workflows und Rechteverwaltung

6. Reporting und Analyse

7. Systemtechnik und Betrieb

8. Benutzerhandbuch, Support und Schulung

9. Referenzen und Erfahrungsberichte

10. Kosten/Editionen

In unserem PIM-Leitfaden wird dieser wichtige Punkt ausführlich behandelt. Außerdem enthält es eine Empfehlung für die Vorgehensweise bei der Auswahl eines PIM-Systems. Sie können ihn kostenlos oben auf dieser Seite anfordern. 

Die Einführung eines PIM-Systems kann zahlreiche Herausforderungen und potenzielle Probleme mit sich bringen. Hier sind einige der häufigsten Fallstricke und Risiken, die berücksichtigt werden sollten:

2. • Unklare Anforderungen und Ziele
   • Schlechte Datenqualität
   • Fehlende Benutzerakzeptanz
   • Technische Herausforderungen
   • Schlechtes Projektmanagement
   • Fehlende Unterstützung des Managements
   • Unzureichende Testphasen
   • Überkomplexität
   • Langfristige Wartung und Support

Die Einführung eines PIM-Systems kann auf den ersten Blick kom­plex erscheinen, da sie eine sorgfältige Integration in bestehende Prozesse erfordert. Mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite, einer durchdachten Planung und einem kompetenten Projektteam wird diese Herausforderung jedoch beherrschbar. Durch eine struk­turierte Vorgehensweise lassen sich mögliche Hindernisse frühzeitig erkennen und effektiv umgehen, sodass die Implementierung rei­bungslos und erfolgreich durchgeführt werden kann.

Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, PIM-Systeme in vielen Bereichen maßgeblich zu unterstützen und die Effizienz sowie die Qualität der Produktdatenverwaltung erheblich zu steigern. Hier sind einige spezifische Bereiche, in denen KI Anwender von PIM-Systemen unterstützen kann.

Lassen Sie sich in der Auswahlphase die vorhandenen KI-Funktionalitäten von PIM-Anbietern anhand konkreter Beispiele aufzeigen. In diesem Bereich ist es auch wichtig, sich die Roadmap mit kurz vor der Einführung stehenden und geplanten Funktionalitäten aufzeigen zu lassen.

• Automatisierung der Datenpflege
• Fehlererkennung und -korrektur
• Natural Language Processing
• Bild- und Videoverarbeitung
• Virtuelle Assistenten
• Visuelle Dashboards

Diese Anwendungen von KI in PIM-Systemen können zukünftig dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, die Datenqualität zu ver­bessern und die Nutzererfahrung zu optimieren. KI wird zunehmend ein integraler Bestandteil moderner PIM-Systeme werden, um Un­ternehmen dabei zu unterstützen, sich in einem dynamischen und wettbewerbsintensiven Marktumfeld zu behaupten.

Ein fundierter und präziser Anforderungskatalog bildet das Herzstück jeder erfolgreichen Einführung eines PIM-Systems. Er stellt sicher, dass alle funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen sowie die Erwartungen an das System klar und umfassend dokumentiert werden.

Ein gut ausgearbeiteter Katalog legt den Grundstein für den gesamten Auswahl- und Implementierungsprozess und ermöglicht es, dass alle relevanten Stakeholder – von der IT über das Produktmanagement bis hin zum Marketing – frühzeitig eingebunden werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die unterschiedlichen Bedürfnisse und Perspektiven berücksichtigt werden, um ein optimales System zu wählen, das den unternehmerischen Zielen gerecht wird.

Der Anforderungskatalog dient nicht nur als Leitfaden für die Auswahl eines geeigneten PIM-Systems, sondern auch als Basis für die erfolgreiche Implementierung und spätere Evaluierung des Systems. Mit einem detaillierten Katalog können potenzielle PIM-Lösungen präzise verglichen, mögliche Risiken frühzeitig identifiziert und die langfristige Leistungsfähigkeit des Systems gesichert werden. Damit schafft der Katalog klare Kriterien, um sicherzustellen, dass das ausgewählte System die Produktdaten effizient verwaltet, die Multi-Channel-Strategie unterstützt und die Datenqualität nachhaltig verbessert.